Administrative Assistant - Malang, Nexus Spring of Code

Nexus Spring of Code adalah perusahaan teknologi, penyedia solusi perangkat lunak, dan lembaga pengembangan talenta digital terkemuka yang berkomitmen menghadirkan transformasi digital, arsitektur kode berkualitas tinggi, serta pelatihan teknologi intensif guna mencetak profesional IT yang kompetitif di pasar global. Saat ini, kami sedang membuka lowongan kerja untuk posisi Administrative Assistant (Asisten Administrasi) yang terorganisir, teliti, adaptif, dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk bergabung bersama tim operasional kami di Malang, Jawa Timur. Posisi ini bertanggung jawab penuh dalam mengelola kelancaran administrasi perkantoran harian, menyusun jadwal agenda kerja tim, mengarsipkan dokumen legalitas proyek, serta mendukung kebutuhan operasional harian manajemen perusahaan. Peran ini menuntut ketelitian input data yang tinggi, penguasaan perangkat kerja digital modern, serta pengelolaan komunikasi bisnis yang profesional.

Tugas Utama:

• Mengelola, merapikan, dan mengarsipkan seluruh dokumen administratif perusahaan seperti surat menyurat resmi, draf kontrak kerja sama, draf proposal proyek teknologi, serta draf internal memorandum secara digital maupun fisik
• Mengatur, menyusun, dan mengoordinasikan jadwal pertemuan bisnis (meeting scheduler), agenda pelatihan, serta perjalanan dinas tim manajemen guna memastikan pemanfaatan waktu operasional berjalan efektif
• Melakukan input data operasional, mencatat dan merangkum draf hasil rapat penting (minutes of meeting), serta melakukan rekapitulasi pengeluaran kas kecil (petty cash) divisi untuk dilaporkan kepada Operational Manager

Memastikan pemenuhan target ketepatan waktu pengelolaan dokumen dan korespondensi bisnis (SLA) tercapai dengan rapi dan terstruktur; Menyediakan dukungan logistik administrasi untuk kelancaran program pelatihan coding harian; Memperbarui database klien dan data internal perusahaan secara berkala di cloud storage

Pendidikan minimal D3/S1 semua jurusan (diutamakan Administrasi Bisnis, Manajemen, Kesekretariatan, Sistem Informasi, atau Komunikasi); Terbuka untuk lulusan baru (Fresh Graduate) atau memiliki pengalaman minimal 1 tahun sebagai Administrative Assistant, Staff Administrasi, Sekretaris, Admin Operations, Executive Assistant, atau Office Support; Sangat mahir dalam mengoperasikan Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Forms, Calendar) dan Microsoft Office; Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang profesional (kemampuan bahasa Inggris dasar menjadi nilai tambah); Memiliki manajemen waktu yang sangat baik, jujur, teliti, proaktif, dan mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan; Berdomisili di wilayah Malang dan sekitarnya