Office Manager - Malang, PT Adicipta Inovasi Teknologi

PT Adicipta Inovasi Teknologi adalah perusahaan konsultan transformasi digital, pengembang arsitektur sistem informasi enterprise, penyedia solusi rekayasa perangkat lunak finansial, dan jaringan integrasi teknologi terkemuka di Indonesia yang berkomitmen menghadirkan produk teknologi bermutu tinggi, sistem otomasi bisnis yang efisien, dukungan infrastruktur IT yang kokoh, serta tata kelola tata usaha tepercaya guna mendukung kesuksesan digitalisasi korporat skala nasional maupun internasional. Saat ini, melalui divisi operasional umum dan manajemen fasilitas internal wilayah Jawa Timur, kami sedang membuka lowongan kerja untuk posisi Office Manager (Manajer Operasional Kantor, Administrasi Umum & Kepala Tata Usaha) yang terorganisir, memiliki kepemimpinan kuat, jujur, berintegritas tinggi, komunikatif, dan bertanggung jawab untuk memperkuat tim internal kami di cabang Malang. Posisi ini bertanggung jawab penuh dalam memimpin tata kelola administrasi harian kantor, mengoordinasikan draf perawatan fasilitas gedung, mengawasi draf pengadaan logistik operasional (purchasing), serta memastikan kelancaran draf kepatuhan hukum legalitas internal kantor berjalan optimal. Peran ini menuntut perpaduan keahlian manajemen operasional yang solid, keterampilan interpersonal lintas divisi yang luwes, serta ketelitian pengarsipan yang ketat.

Tugas Utama:

• Memimpin, mengoordinasikan, dan melakukan draf pengawasan komprehensif terhadap draf alur kerja administrasi harian kantor, pengelolaan arsip dokumen penting, serta pengawasan kinerja staf pendukung (seperti Admin, Resepsionis, dan GA) guna memastikan efisiensi operasional internal berjalan lancar
• Mengelola draf anggaran operasional kantor bulanan (petty cash), merancang draf rencana pengadaan logistik inventaris (GA procurement), melakukan draf negosiasi kontrak kerja sama dengan vendor pihak ketiga, serta memastikan draf pemeliharaan fasilitas gedung (building maintenance) dilakukan berkala
• Membangun komunikasi kolaboratif lintas fungsi antara kantor cabang dengan kantor pusat, mengurus draf kelengkapan perizinan hukum lokal terkait operasional kantor, serta menyusun draf laporan rekapitulasi performa administrasi serta keuangan berkala untuk diserahkan kepada Chief Operating Officer

Memastikan efisiensi pemenuhan anggaran biaya operasional (SLA budget efficiency) tercapai 100% secara tepat sasaran; Menjaga kualitas draf kepatuhan legalitas kantor; Meminimalkan tingkat draf kerusakan fasilitas

Pendidikan minimal S1 semua jurusan (diutamakan Manajemen Perkantoran, Administrasi Bisnis, Akuntansi, Hukum, Ilmu Komunikasi, atau Teknik Industri); Memiliki pengalaman kerja minimal 3-4 tahun sebagai Office Manager, General Affairs Supervisor, Administration Head, Kepala Tata Usaha, Operation Lead, atau Senior Administrative Officer di perusahaan teknologi, startup digital, konsultan IT, atau korporat multinasional; Mahir mengoperasikan sistem manajemen perkantoran digital, ERP software, serta Google Workspace advanced (Sheets/Docs/Slides); Memiliki kemampuan kepemimpinan yang kuat, teknik negosiasi vendor yang persuasif, analitis, serta jujur dan berintegritas tinggi; Berdomisili di wilayah Malang dan sekitarnya